Blog

Ubezpieczenie D&O – różnice w zgłaszaniu zdarzeń

Spis treści

W obliczu coraz bardziej skomplikowanych przepisów prawnych oraz zmieniającego się kontekstu polityczno-ekonomicznego, menedżerowie i zarządy firm są narażeni na ryzyko wypłaty wysokich odszkodowań, kar lub grzywien.  

W rezultacie potrzeba ochrony prawnej stała się priorytetem dla wielu firm, a ostatnie lata przyniosły dynamiczny rozwój ubezpieczeń D&O (Directors and Officers) – ochrona prawna, w tym koszty obrony prawnej, to jeden z podstawowych i najczęściej wykorzystywanych elementów ubezpieczenia D&O.  

Czy posiadanie odpowiednio dobranego ubezpieczenia OC członków zarządu zagwarantuje uruchomienie polisy w zakresie kosztów obrony prawnej lub ochrony w ramach pozostałych elementów ubezpieczenia? NIE!

Na co należy zwrócić szczególną uwagę w przypadku ubezpieczenia D&O?

Krytycznymi zapisami w polisie D&O (ubezpieczenia zarządu) są obowiązki ubezpieczonego dotyczące prawidłowego zgłoszenia „okoliczności” lub „roszczenia”. Szczegółowe informacje zawarte są zawsze w ogólnych warunkach ubezpieczenia (OWU). Nazewnictwo może być nieco odmienne, natomiast zawsze należy zwrócić uwagę na następujące zapisy:  

  • po pierwsze należy szczegółowo przeanalizować OWU w kontekście powstania zdarzenia, które może być podstawą do późniejszego zgłoszenia roszczenia – tzw. „okoliczności”, 
  • po drugie należy szczegółowo przeanalizować OWU w kontekście zgłoszenia szkody do ubezpieczyciela – tzw. „roszczenie”.  

Prawidłowe i skuteczne zgłoszenie „okoliczności” w ramach ubezpieczenia dla zarządu będzie bardzo często warunkiem bezwzględnym (sine qua non) dalszego prawidłowego zgłoszenia roszczenia, i co za tym idzie odpowiedzialności ubezpieczyciela. Nieskuteczne zgłoszenie okoliczności (nie będzie spełniało konkretnych wymagań zawartych w OWU) może spowodować na późniejszym etapie brak możliwości prawidłowego zgłoszenia szkody/roszczenia, a w ostateczności możliwość uchylenia się ubezpieczyciela od odpowiedzialności i brak wypłaty należnego odszkodowania.  

Ubezpieczenie zarządu D&O

Co to jest i co musisz wiedzieć?

Szczegółowe porównanie OWU 

Poniżej porównałem OWU 6 ubezpieczycieli w zakresie zapisów dotyczących zgłoszenia „okoliczności”, zgłoszenia „roszczenia” i konsekwencji braku spełniania wymagań w tym obszarze zawartych w OWU.

I. Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji Allianz Polska Spółka Akcyjna 

POWIADOMIENIE O ZDARZENIU UBEZPIECZENIOWYM 

O każdym Roszczeniu wniesionym przeciwko Ubezpieczonemu lub wszczęciu Postępowania Urzędowego angażującym Ubezpieczonego Ubezpieczyciel powinien być zawiadomiony przez Ubezpieczonego w ciągu 14 dni roboczych od dnia wniesienia Roszczenia lub wszczęcia Postępowania Urzędowego. Obowiązek powiadamiania odnosi się także do okoliczności, dla których istnieje rozszerzona ochrona ubezpieczeniowa (art. 2 § 4 o.w.u.)…” Wskazywane zapisy dotyczą kosztów obrony. 

„…ubezpieczyciel będzie świadczył ochronę ubezpieczeniową w zakresie Kosztów Obrony także wtedy, gdy w stosunku do Osoby Ubezpieczonej nie wystąpiono jeszcze z Roszczeniem lub nie wszczęto Postępowania Urzędowego, lecz jest to prawdopodobne, oraz gdy o powyższych okolicznościach Ubezpieczyciel zostanie powiadomiony w formie pisemnej w Okresie Ubezpieczenia lub w Przedłużonym Okresie Zgłaszania Roszczeń, jeżeli ma on zastosowanie.” 

„Ubezpieczyciel poniesie Koszty Obrony związane z oceną ryzyk dotyczących istnienia lub nie odpowiedzialności oraz właściwych czynności obronnych w celu obrony lub pomocy prawnej dla Osoby Ubezpieczonej przed wniesieniem Roszczenia lub przed wszczęciem Postępowania Urzędowego” 

„…W razie wątpliwości uważa się, że otrzymanie takiego powiadomienia przez Ubezpieczyciela jest równoznaczne ze zgłoszeniem Roszczenia lub wszczęciem Postępowania Urzędowego” 

PRAWNE SKUTKI NIEDOCHOWANIA POWINNOŚCI 

W razie niedopełnienia powinności, która powinna być spełniona wobec Ubezpieczyciela stosownie do postanowień niniejszych o.w.u., Ubezpieczyciel będzie zwolniony z obowiązku spełnienia świadczenia z umowy ubezpieczenia, chyba że niedopełnienie tego obowiązku nie było ani umyślne, ani też nie było wynikiem rażącego niedbalstwa. W przypadku rażącego niedbalstwa Ubezpieczyciel pozostaje zobowiązany do świadczenia ubezpieczeniowego w takim zakresie, w jakim niedopełnienie powinności nie miało wpływu na stwierdzenie Zdarzenia Ubezpieczeniowego ani na ustalenie lub zakres ciążącego na nim świadczenia ubezpieczeniowego.  

….Jeżeli niedopełnienie na skutek rażącego niedbalstwa dotyczyło obowiązku, o którym mowa w art. 5 § 3 niniejszych o.w.u.,

Ubezpieczyciel pozostaje zobowiązany do świadczenia ubezpieczeniowego w takim zakresie, w jakim rozmiar Szkody Majątkowej byłby mniejszy w razie należytego wypełnienia obowiązków.” 

Uwagi:  

  • w OWU wskazano jednoznacznie prawne skutki braku spełniania w/w obowiązków,  
  • brak wskazania w OWU konkretnych informacji, które muszą znaleźć się w zgłoszeniu „okoliczności”, aby zostały poprawnie podniesione przez ubezpieczyciela. 
II. Colonnade Insurance Societe Anonyme Oddział w Polsce 

Zgłoszenie Roszczenia 

Ochrona ubezpieczeniowa przewidziana w niniejszej Umowie Ubezpieczenia obejmuje wyłącznie Roszczenie, które zostało podniesione wobec Ubezpieczonego po raz pierwszy w Okresie Ubezpieczenia 

lub w Okresie Dodatkowym.  

Ubezpieczony jest zobowiązany do przekazania Ubezpieczycielowi na adres wskazany w Polisie pisemnego zawiadomienia o podniesionym przeciwko niemu Roszczeniu w terminie 14 dni od uzyskania wiedzy o takim Roszczeniu.  

Okoliczności mogące spowodować wystąpienie Roszczenia 

Jeżeli w Okresie Ubezpieczenia Ubezpieczony poweźmie wiadomość o jakichkolwiek okolicznościach, co do których istnieje uzasadnione prawdopodobieństwo, że mogą one spowodować wniesienie Roszczenia, Ubezpieczony może przekazać Ubezpieczycielowi pisemne zawiadomienie o takich okolicznościach. Jeżeli zawiadomienie to będzie dodatkowo wskazywać przyczyny, dla których Ubezpieczony spodziewa się wniesienia Roszczenia, wraz z pełnymi informacjami na temat terminów wystąpienia takich okoliczności oraz osób, których one dotyczą, określenia Nieprawidłowego Działania, osób potencjalnie roszczących oraz kwot potencjalnego Roszczenia, to Ubezpieczyciel będzie traktował każde Roszczenie – które następnie w oparciu o wskazane okoliczności zostanie podniesione wobec Ubezpieczonego i zostanie zgłoszone Ubezpieczycielowi na piśmie – w taki sposób, jak gdyby zostało ono zgłoszone Ubezpieczycielowi w chwili, gdy Ubezpieczony po raz pierwszy poinformował Ubezpieczyciela o wystąpieniu tych okoliczności”. 

Uwagi:  

  • brak wskazania w OWU konsekwencji braku spełniania w/w obowiązków, 
  • brak wskazania w OWU konkretnych informacji, które muszą znaleźć się w zgłoszeniu „okoliczności” aby zostały poprawnie podniesione przez ubezpieczyciela. 

dOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Zaległości w składkach ZUS a odpowiedzialność członka zarządu
III. Generali Towarzystwo Ubezpieczeń Spółka Akcyjna 

Zgłoszenie wypadku ubezpieczeniowego i postępowanie likwidacyjne

Ubezpieczony (chyba że nie wiedział o zawarciu umowy na jego rachunek) zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Ubezpieczyciela o wystąpieniu Wypadku ubezpieczeniowego, nie później jednak niż w terminie 14 dni od jego wystąpienia. 

Powiadomienie Ubezpieczyciela o Wypadku ubezpieczeniowym powinno nastąpić w formie pisemnej na adres wskazany w Polisie. 

Potencjalne roszczenie 

Ubezpieczony może zgłosić Ubezpieczycielowi w czasie trwania Okresu ubezpieczenia lub Przedłużonego okresu zgłaszania roszczeń wystąpienie Nieprawidłowego zachowania, które może skutkować zgłoszeniem Roszczenia. Takie zgłoszenie musi zawierać: 

(1) opis okoliczności zawierający szczegóły Nieprawidłowego zachowania, daty i dane zaangażowanych osób, w tym Osób ubezpieczonych, których Nieprawidłowe zachowanie może stanowić podstawę Roszczenia; 

(2) wyjaśnienie z jakiego powodu ze zdarzeniem tym może wiązać się Roszczenie; 

(3) wszelkie uzupełniające informacje i materiały, o które wystąpił Ubezpieczyciel w trybie ust. 5.4.2 poniżej. 

Wszelkie Roszczenia wniesione w późniejszym czasie na podstawie Nieprawidłowego zachowania, o którym mowa w ust. 5.4.1, będą traktowane jako zgłoszone w Okresie ubezpieczenia, w którym została przekazana Ubezpieczycielowi informacja o takim Nieprawidłowym zachowaniu, o ile Umowa ubezpieczenia nie została rozwiązana w związku z niezapłaceniem składki”.  

Uwagi:  

  • w OWU wskazano jednoznacznie prawne skutki braku spełniania w/w obowiązków.  
  • w OWU wskazano jednoznacznie konkretne informacje, które muszą znaleźć się w zgłoszeniu „okoliczności” aby zostały poprawnie podniesione przez ubezpieczyciela. 
IV. Leadenhall Insurance S.A. 

„Zawiadomienie o każdym Roszczeniu powinno zostać przekazane Ubezpieczycielowi bezzwłocznie nie później jednak niż w terminie 14 dni od dowiedzenia się o Roszczeniu i w każdym przypadku nie później niż w ciągu 45 dni od zakończenia Okresu ubezpieczenia albo dodatkowego okresu zgłaszania Roszczeń (o ile ma on zastosowanie), przy czym zawiadomienie to musi zostać przekazane zgodnie z zapisami § 1 ust. 4.  

(Par. 1 ust 4 posiada następujące brzemiennie: „Wszelkie oświadczenia kierowane do Ubezpieczyciela w związku z Umową ubezpieczenia należy przesyłać listem poleconym lub dostarczyć za potwierdzeniem odbioru na adres: Leadenhall Insurance S.A”) zawierać szczegółowe informacje, w tym, między innymi, daty, miejsca i nazwiska zaangażowanych w sprawę osób. W razie naruszenia obowiązków określonych w niniejszym punkcie Ubezpieczyciel może odpowiednio zmniejszyć świadczenie, jeżeli naruszenie przyczyniło się do zwiększenia szkody lub uniemożliwiło ubezpieczycielowi ustalenie okoliczności i skutków Roszczenia. 

W przypadku, gdy Członek Kierownictwa albo Spółka powezmą informacje o jakichkolwiek okolicznościach, w których wydaje się, że prawdopodobieństwo zgłoszenia Roszczenia jest wysokie, Ubezpieczyciel musi zostać o tym zawiadomiony zgodnie z postanowieniami ust. 1 (powyżej), w tym także o przyczynach rodzących wysokie prawdopodobieństwo Roszczenia. Przyjmuje się, że zawiadomienie o każdym Roszczeniu następnie zgłoszonym, a wynikającym z takich okoliczności, zostało przekazane Ubezpieczycielowi w dniu zawiadomienia go o takich okolicznościach po raz pierwszy.” 

Uwagi:  

  • brak wskazania w OWU konsekwencji braku spełniania w/w obowiązków
  • w OWU wskazano informacje, które muszą znaleźć się w zgłoszeniu „okoliczności” aby zostały poprawnie podniesione przez ubezpieczyciela. Pojawia się tutaj niejednoznaczny warunek brzegowy tj.: „…prawdopodobieństwo zgłoszenia roszczenia jest wysokie”.  
V. TUiR Warta S.A.

Obowiązki ubezpieczającego i ubezpieczonego 

Potencjalne Roszczenie (zgłoszenie okoliczności) 

W przypadku wystąpienia w Okresie Ubezpieczenia lub Dodatkowym Okresie Zgłaszania Roszczeń okoliczności, co do których istnieje prawdopodobieństwo, że mogą skutkować wniesieniem Roszczenia przeciwko Ubezpieczonemu, Ubezpieczony może zgłosić ten fakt Ubezpieczycielowi. Ubezpieczyciel potraktuje Roszczenie, którego podstawę stanowią zgłoszone okoliczności, jako zgłoszone po raz pierwszy w momencie, gdy Ubezpieczony zgłosił okoliczności do Ubezpieczyciela. 

Zgłoszenie okoliczności do Ubezpieczyciela musi zawierać: 

   1) szczegółowy opis okoliczności faktycznie mogących skutkować wniesieniem Roszczenia; i 

   2) wskazanie podstawy prawnej, na jakiej przewiduje się zaistnienie Roszczenia; i 

   3) wskazanie szacunkowej wysokości Szkody związanej z potencjalnym Roszczeniem, i 

   4) dokumenty i materiały uzasadniające możliwość wystąpienia Roszczenia oraz niezbędne do określenia wysokości Szkody mogącej powstać w związku z potencjalnym Roszczeniem. 

Ubezpieczony zobowiązany jest dostarczyć dodatkowe dokumenty i udzielić uzupełniających informacji, o które wystąpi Ubezpieczyciel w związku ze zgłoszeniem okoliczności w trybie wskazanym w pkt 5.1.1. 

Zawiadomienie o Roszczeniu 

Ubezpieczony zobowiązany jest niezwłocznie, pisemnie zawiadomić Ubezpieczyciela o zgłoszeniu Roszczenia, nie później jednak niż w terminie 30 dni od dnia, w którym powziął informację o takim Roszczeniu. 

Zawiadomienie Ubezpieczyciela o zgłoszeniu Roszczenia musi zawierać: 

   1) szczegółowy opis Nieprawidłowego Działania stanowiącego podstawę Roszczenia i okoliczności, w jakich doszło do jego popełnienia; i 

   2) szczegółowy opis zgłoszonego Roszczenia; i 

   3) wskazanie szacunkowej wysokości Szkody związanej z Roszczeniem; i 

   4) dokumenty i materiały związane z Roszczeniem i Nieprawidłowym Działaniem stanowiącym jego podstawę, konieczne do określenia wysokości powstałej lub mogącej powstać Szkody.” 

Konsekwencje naruszenia obowiązków:

W razie naruszenia z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa obowiązku wskazanego w pkt 5.2.1. 

Ubezpieczyciel może odpowiednio zmniejszyć świadczenie, jeżeli naruszenie przyczyniło się do zwiększenia Szkody lub uniemożliwiło Ubezpieczycielowi ustalenie okoliczności i skutków  Nieprawidłowego Działania. 

W razie naruszenia z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa obowiązków wskazanych w pkt 5.2.2. Ubezpieczyciel może odmówić wypłaty lub odpowiednio zmniejszyć świadczenie, jeżeli naruszenie przyczyniło się do zwiększenia Szkody lub uniemożliwiło Ubezpieczycielowi ustalenie okoliczności i skutków Nieprawidłowego Działania”.  

Uwagi:  

  • w OWU wskazano jednoznacznie prawne skutki braku spełniania w/w obowiązków.  
  • w OWU wskazano jednoznacznie konkretne informacje, które muszą znaleźć się w zgłoszeniu „okoliczności” aby zostały poprawnie podniesione przez ubezpieczyciela. 

SPRAWDŹ TEŻ

Działanie na szkodę spółki IT
VI. CHUBB EUROPEAN GROUP SE Spółka Europejska Oddział w Polsce

Obowiązki Ubezpieczonego i Spółki 

Ubezpieczony winien zawiadomić Ubezpieczyciela niezwłocznie o wszelkich Roszczeniach podniesionych i Postępowaniach Urzędowych wszczętych przeciw Ubezpieczonemu, jednak nie później niż w terminie 30 dni od podniesienia Roszczenia lub wszczęcia Postępowania Urzędowego oraz w terminie umożliwiającym Ubezpieczycielowi zajęcie stanowiska odnośnie wniesienia odpowiedzi na pozew, sprzeciwu, zarzutów, apelacji lub innego środka zaskarżenia. 

W razie wygaśnięcia Okresu Ubezpieczenia, zgłoszenia należy dokonać najpóźniej w terminie 90 dni od wygaśnięcia tego okresu, natomiast w przypadku Roszczeń podniesionych po raz pierwszy przeciw Ubezpieczonemu oraz Postępowań Urzędowych wszczętych po raz pierwszy w Dodatkowym Okresie Zgłaszania Roszczeń (o ile ma zastosowanie), zgłoszenia należy dokonać najpóźniej w terminie 30 dni od wygaśnięcia tego okresu. 

W przypadku niewykonania przez Spółkę lub Ubezpieczonego obowiązków określonych w podpunktach …powyżej z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa Ubezpieczyciel może odpowiednio zmniejszyć świadczenie, jeżeli naruszenie przyczyniło się do zwiększenia szkody lub uniemożliwiło Ubezpieczycielowi ustalenie okoliczności i skutków Roszczenia lub Postępowania Urzędowego.  

Jeżeli Spółka lub Ubezpieczony umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa nie wykonał zobowiązań określonych w pkt (v) powyżej, Ubezpieczyciel jest wolny od odpowiedzialności za szkody powstałe z tego powodu. 

Oświadczenia i zawiadomienia 

Oświadczenia i zawiadomienia od Spółki i Ubezpieczonego dotyczące Umowy Ubezpieczenia należy doręczać na piśmie lub pocztą elektroniczną za potwierdzeniem odbioru. 

Jeżeli Spółka lub Ubezpieczony powezmą w Okresie Ubezpieczenia lub w ewentualnym Dodatkowym Okresie Zgłaszania Roszczeń (o ile ma zastosowanie) wiedzę o okolicznościach mogących stanowić podstawę Roszczenia lub Postępowania Urzędowego oraz zgłoszą je Ubezpieczycielowi w tym okresie, wówczas w razie ewentualnego podniesienia Roszczenia lub wszczęcia Postępowania Urzędowego przeciw Ubezpieczonemu w późniejszym okresie, takie Roszczenie lub Postępowanie Urzędowe uważa się dla potrzeb niniejszej Umowy Ubezpieczenia za podniesione lub, odpowiednio, wszczęte w Okresie Ubezpieczenia. Zgłoszenie okoliczności, o których mowa w zdaniu poprzednim dla swojej skuteczności musi obejmować: 

(a) wskazanie przyczyn, które potencjalnie mogą doprowadzić do Roszczenia, w tym w szczególności opis Nieprawidłowego Działania, które może być zarzucane lub zachowania, które może stanowić podstawę postępowania i 

(b) informacje o Ubezpieczonych wobec których może być podniesione Roszczenie lub wszczęte Postępowanie Urzędowe.” 

Uwagi:  

  • w OWU wskazano jednoznacznie prawne skutki braku spełniania w/w obowiązków.  
  • w OWU wskazano jednoznacznie konkretne informacje, które muszą znaleźć się w zgłoszeniu „okoliczności” aby zostały poprawnie podniesione przez ubezpieczyciela. 

PODSUMOWANIE:  

Jak widać, obowiązki związane z prawidłowym zgłoszeniem okoliczności i roszczeń są bardzo zróżnicowane. Warto pamiętać, że mają one istotny wpływ na późniejszą odpowiedzialność ubezpieczyciela i ochronę majątku osób pełniących funkcje zarządcze, czyli – krótko mówiąc – za poprawne zadziałanie polisy D&O.  

W razie wątpliwości przy zgłaszaniu szkody warto posiłkować się wsparciem profesjonalisty z odpowiednim doświadczeniem – tak, aby procedura została poprawnie przeprowadzona od momentu pojawienia się okoliczności, które mogą na późniejszym etapie angażować odpowiedzialność ubezpieczyciela, aż do wypłaty należnego odszkodowania.  

Piotr Cholewczyński

Piotr Cholewczyński

Dyrektor ds. Ubezpieczeń Majątkowych.

Od niemal dekady działa aktywnie w ubezpieczeniach dla branży IT. Odpowiada za ubezpieczenia majątkowe oraz likwidację szkód.

W ubezpieczeniach od 14 lat.

Może zainteresuje

Cię także: