Najczęstsze błędy we wnioskach na OC zawodowe i ich konsekwencje

Najczęstsze błędy we wnioskach o ubezpieczenie OC zawodowej (PI) dla spółek z branży IT

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zawodowej (z ang. Professional Liability) w wielu Software House’ach jest jednym z kluczowych sposobów na zabezpieczenie ryzyka zawodowego prowadzonej działalności. To właśnie to ubezpieczenie chroni firmy z branży IT przed konsekwencjami roszczeń ze strony osób trzecich (w tym ze strony kontrahentów) związanymi z powstaniem szkody na skutek błędu, uchybienia, zaniedbania podczas wykonywanej przez Software House usługi.

Ubezpieczyciel pokrywa nie tylko wysokość przyznanego odszkodowania, ale również koszty obrony i pomocy prawnej, mających na celu minimalizację skutków roszczenia, a nawet wybronienie z zarzutów osoby ubezpieczonej. 

Jak pokazują nasze doświadczenia, w przypadku pojawienia się roszczenia do Software House’u o źle wykonaną usługę, koszty prawników mogą wynosić nawet setki tysięcy euro, a roszczenia sięgać dziesiątek milionów (największe roszczenie naszego klienta z branży IT opiewało na ok. 20 mln PLN). 

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ: Ogromne koszty prawne spółki IT w sporze z kontrahentem 

Zakres ubezpieczenia to jedno. Ale zrobić, by je pozyskać? Na początek warto przemyśleć podejście brokera do wypełniania wniosku. To najważniejszy etap, który jest podstawą do późniejszego pozyskania ofert ubezpieczenia. Warto przeanalizować: 

• Czy broker zadaje Ci “trudne” pytania do wniosku?
• Czy pyta, czy i jakie kontrakty dla „ryzykownych” branż realizujesz?
• Czy nanosi uwagi/poprawki na wypełniony wniosek?
• Czy sugeruje, że brak precyzyjnych informacji we wniosku będzie skutkował wyższą oceną ryzyka (i, w efekcie, wyższą składką albo brakiem ofert)?
• Czy doradza, jakie procesy/procedury warto wdrożyć w firmie, by obniżyć ryzyko w oczach ubezpieczyciela?
• Czy informuje, jak ubezpieczyciele patrzą na poszczególne aspekty działalności/jak oceniają ryzyko?
• Czy podpowiada, jakich argumentów użyć we wniosku, aby obniżyć poziom oceny ryzyka?
• Czy angażuje zarząd i inne działy firmy do uzupełnienia wniosku? (często wiedza jednej osoby nie wystarczy – potrzebne są informacje od pracowników z różnych działów firmy, w tym od CTO czy COO).

Odpowiedziałeś „nie” na chociaż jedno z tych pytań? 

Broker, z którym współpracujesz, nie zadaje powyższych pytań? Może to oznaczać, że wniosek zostanie wypełniony nieprawidłowo, dane w nim będą niepełne, będą działać na twoją niekorzyść lub będą po prostu niezgodne z prawdą.  

Poznaj nasz zespół

Sprawdź, jak możemy CI pomóc

Uzyskanie ofert na ubezpieczenie OC zawodowe (Professional Indemnity) dla IT, a właściwe dane we wniosku

Z naszego doświadczenia wynika, że czasami uzyskanie dobrej oferty dla spółki IT, która pokryje swoim zakresem ubezpieczenia całą działalność świadczoną przez firmę, bywa niemałym wyzwaniem. Istotnym elementem w procesie pozyskania oferty ubezpieczeniowej jest wniosek – wpływa on na faktyczną odpowiedzialność ubezpieczyciela.

Nasze statystyki pokazują, że blisko 80% wniosków o ubezpieczenie OC zawodowe, które trafiają do nas od nowych klientów, wymaga szerszego umówienia, doprecyzowania lub wyjaśnienia. Liczba i szczegółowość pytań czyni wniosek na tyle skomplikowanym, że podczas naszych rozmów z klientami nierzadko okazuje się, że wypełnione informacje są błędne, niekompletne lub niewystarczające do prawidłowej oceny ryzyka przez ubezpieczyciela. A w takim wypadku oferta, którą przygotuje ubezpieczyciel na podstawie przesłanego wniosku, może nie obejmować istotnego ryzyka takiej spółki.  

Dlaczego właściwie uzupełniony wniosek jest kluczowy?

Zgodnie z ogólnymi warunkami ubezpieczenia towarzystw ubezpieczeniowych w Polsce wymagane jest, aby dane podane we wniosku były zgodne ze stanem faktycznym. Podanie błędnych danych może skończyć się odmową wypłaty odszkodowania, a nawet brakiem podjęcia się refundacji kosztów obrony. 

Jeden z polskich ubezpieczycieli w swoim OWU wprost wskazuje, że nie ponosi odpowiedzialności za okoliczności (roszczenia), które nie zostały wskazane we wniosku, a o które ubezpieczyciel zapytywał. U innych dużych graczy spotykamy podobne zapisy.  

Przykładowo: we wniosku nie wskazaliście, że wykonujecie projekty dla branży Fintech, a od kontrahenta z tego obszaru otrzymacie roszczenie. Ubezpieczyciel będzie mógł powołać się na zapisy OWU i na tej podstawie odmówić wypłaty odszkodowania.  

Właściwie uzupełniony wniosek to klucz do większej liczby ofert, korzystniejszej składki i zwiększenia możliwości negocjacyjnych brokera.  

SPRAWDŹ TEŻ: Case study: Oprogramowanie w modelu SaaS a ochrona w związku z listami sankcyjnymi

Zdarza się, że trafiają do nas klienci IT, którzy po tygodniach poszukiwań właściwej ochrony w OC zawodowym nie byli w stanie uzyskać jakiejkolwiek oferty. W takich przypadkach dokładnie przyglądamy się wykonywanej działalności klienta – przyczyną mogła być nieodpowiednia prezentacja spektrum usług wykonywanych przez klienta. Bywa tak, że udaje się pozyskać polisę o szerszym zakresie, ze składką niższą o 30-50%. 

Ubezpieczenia zawodowe dla branży IT w Polsce

Pomimo tak prężnego rozwoju branży IT w Polsce, ubezpieczenia OC zawodowe dla IT są wciąż produktem niszowym – oferuje je kilku ubezpieczycieli (a specjalistów zajmujących się tym ryzykiem kompetentnych do przygotowania ofert wciąż jest niewielu). Underwriterzy ubezpieczeniowi często nie mają czasu na szczegółową ocenę, czy działalność wskazana we wniosku jest tym, co naprawdę dana firma robi (nie jest to też ich obowiązek, zwłaszcza w sytuacji, kiedy firma korzysta z usług pośrednika – agenta lub brokera).

Błędy we wniosku – ocena ubezpieczycieli

Nieprawidłowo wypełniony wniosek to jeden z czynników, który może doprowadzić do zmniejszenia liczby pozyskanych od ubezpieczycieli ofert, a nawet do odmowy wypłaty odszkodowania.  

Przyjrzyjmy się szczegółom. Jak do takich sytuacji podchodzą poszczególni ubezpieczyciele? 

CHUBB 

Zawarcie umowy ubezpieczenia 

1. Umowa ubezpieczenia jest zawierana na podstawie pisemnego wniosku złożonego Ubezpieczycielowi, wypełnionego przez Ubezpieczającego.

2.  Wniosek powinien zawierać co najmniej następujące dane: 

a) imię i nazwisko lub nazwę Ubezpieczającego i Ubezpieczonego, 

b) adres zamieszkania lub siedziby Ubezpieczającego i Ubezpieczonego, 

c) wysokość przychodu uzyskanego w poprzednim roku obrachunkowym, 

d) szczegółowy opis prowadzonej przez Ubezpieczonego działalności, 

e) Okres Ubezpieczenia, 

f) Sumę Ubezpieczenia, 

g) wnioskowany zakres ochrony ubezpieczeniowej.

4. Ubezpieczyciel zastrzega sobie prawo żądania od Ubezpieczonego dodatkowych informacji, jeżeli uzna, że dotychczas otrzymane nie są wystarczające do prawidłowej oceny ryzyka.

5. Ubezpieczony i Ubezpieczający są zobowiązani poinformować Ubezpieczyciela o wszystkich znanych sobie okolicznościach, o które Ubezpieczyciel zapytywał przed zawarciem umowy ubezpieczenia. Jeżeli Ubezpieczyciel zawarł umowę ubezpieczenia pomimo braku udzielenia odpowiedzi na poszczególne pytania, pominięte okoliczności będą uznane za nieistotne. Postanowienia niniejszego punktu mają zastosowanie również do pośrednika ubezpieczeniowego, jeżeli umowa ubezpieczenia jest zawierana za jego pośrednictwem.

6. Udzielając ochrony ubezpieczeniowej w oparciu o niniejsze Warunki, Ubezpieczyciel opierał się na dokumentach oraz wszelkich uzyskanych informacjach i okolicznościach, o których mowa w pkt. 1) – 4) niniejszego ustępu. Wszelkie oświadczenia będą miały wpływ na akceptację lub ocenę ryzyka. Dodatkowo, Ubezpieczyciel ma prawo (lecz nie obowiązek) opierać się na wszelkich publicznie dostępnych informacjach i dokumentach. 

GENERALI 

6.8 Deklaracja ryzyka i notyfikacja zmian 

6.8.1 Ubezpieczający obowiązany jest podać do naszej wiadomości wszystkie znane sobie okoliczności, o które pytamy przed zawarciem Umowy ubezpieczenia. W razie zawarcia Umowy ubezpieczenia mimo braku odpowiedzi na poszczególne pytania, pominięte okoliczności uważa się za nieistotne. 

6.8.2 Obowiązki określone powyżej spoczywają także na Ubezpieczonym. 

6.8.3 Nie ponosimy odpowiedzialności za skutki okoliczności, które z naruszeniem ustępów poprzedzających nie zostały podane do naszej wiadomości. Jeżeli do naruszenia obowiązków określonych w ust. 6.8.1 lub ust. 6.8.2 doszło z winy umyślnej, w razie wątpliwości przyjmuje się, że Roszczenie i jego następstwa są skutkiem okoliczności, o których mowa w zdaniu poprzedzającym. 

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ: Rola brokera – jak wybrać odpowiedniego pośrednika?

Jak można uniknąć błędów we wnioskach na OC zawodowe?

Niestety, z uwagi na skomplikowane wnioski, nie ma jednej uniwersalnej rady dla wszystkich.  

Poniżej kilka najważniejszych punktów, na które należy zwrócić uwagę: 

1. Ubezpieczona działalność – jeden z kluczowych punktów. Często spotykamy opisy bardzo szczegółowe, wręcz zawężające wykonywane usług W jednym ze skrajnych przypadków pewna firma ubezpieczała zaledwie 2% (!) faktycznie wykonywanej działalności. Po rozmowie oraz weryfikacji wniosku wprowadziliśmy stosowne korekty w nowej polisie.
2. Branże Klientów, którym dostarczamy nasze usługi IT – podczas wypełniania wniosków należy zaznaczyć, dla jakich branż wykonujemy swoje usługi Wykazy przygotowane przez ubezpieczycieli zawierają przeważnie rodzaje branż o zwiększonym ryzyku, które ostatecznie mogą zdecydować o zwiększeniu składki lub, w przypadku dużego zaangażowania w konkretną branże, spowodują odstąpienie ubezpieczyciela od złożenia oferty. W takich przypadkach uzupełniamy wniosek o dodatkowe komentarze, aby szczegółowo wyjaśnić, jaki rodzaj usług wykonywany jest dla w/w branż. Przykładowo: w przypadku wykonywania usług dla branży Fintech bardzo istotną informacją będzie wskazanie, czy realizowane przez nas usługi dotyczą wykonywania głównego systemu bankowego odpowiedzialnego za przetwarzanie płatności (takie było wstępne założenie ubezpieczyciela), czy będzie to jednak oprogramowanie służące do zautomatyzowanej obsługi kontrahentów.
3. Rodzaj świadczonych usług – tworzenie oprogramowania dostosowanego do potrzeb Klienta? Dystrybucja i wdrażanie obcego oprogramowania? Czy może body/team leasing? Po weryfikacji wniosku jednego z Klientów i spotkaniu w celu wyjaśnienia zakresu i charakteru prowadzonej działalności okazało się, że 50% jego działalności stanowi body leasing, a nie tworzenie oprogramowania na zamówienie. Ta wiedza pozwoliła nam ostatecznie obniżyć koszt ubezpieczenia o 30%.
4. Jednoznaczne odpowiedzi na pytania z wniosków – większość pytań we wnioskach wymaga prostej odpowiedzi: tak lub nie. A za tym idzie ryzyko popełnienia błędu. Przykładem mogą być pytania rozpoczynające się w następujący sposób “Czy procedury stosowane przez wnioskodawcę…”.
5. Pytania dotyczące sformalizowanych procedur – klienci zaznaczają, że posiadają formalne procedury związane z bezpieczeństwem danych, bezpieczeństwem sieci, zarządzaniem własnością intelektualną, natomiast często okazuje się, że są to nieformalne, niedokumentowane procedury, których stosowania nie można w żaden sposób udowodnić. W ostateczności może to prowadzić nawet do uchylenia się ubezpieczyciela od odpowiedzialności w związku z nieprawdziwymi informacjami zawartymi we wniosku.
6. Informacja o ilości administrowanych i przetwarzanych danych poufnych i danych wrażliwych – przy tego rodzaju pytaniach należy możliwie precyzyjnie odpowiedzieć na zadane pytanie, pamiętając o różnicy pomiędzy administrowaniem danych a ich przetwarzaniem oraz o rozróżnieniu między danymi poufnymi a danymi wrażliwymi.
7. Zakres terytorialny ochrony ubezpieczeniowej – w odróżnieniu od standardowego ubezpieczenia pojazdu (Autocasco) lub ubezpieczenia domu zakres terytorialny ochrony nie będzie oznaczać ochrony w miejscu ubezpieczenia. Zakres terytorialny ochrony w przypadku ubezpieczenia OC zawodowego dotyczy potencjalnego terytorium lub jurysdykcji państwa, z którego pochodzi roszczenie. Bardzo często spotykamy się z przypadkiem ubezpieczenia zakresu terytorialnego “Europa”, podczas gdy klientgeneruje większość swojego przychodu od Klientów z USA i Kanady. Roszczenie z tych krajów będzie wówczas wyłączone z zakresu ochrony ubezpieczeniowej. Drugim bardzo istotnym elementem, na który należy zwrócić uwagę, to stosowane w polisach zakresy terytorialne typu “Unia Europejska” w przypadku wykonywania usług dla Klientów z Wielkiej Brytanii, która już od kilku lat nie należy do UE.  
8. Bezpieczeństwo sieci – część ubezpieczycieli dokonuje wstępnej oceny ryzyka, skanując otwarte porty na domenach potencjalnych klientów. Podobne analizy ubezpieczyciele przeprowadzają niekiedy w kontekście CVE czy niewspieranego oprogramowania. Jeśli chodzi o bezpieczeństwo sieci niezwykle istotna jest też kwestia implementacji wieloskładnikowego uwierzytelniania. Wprowadzenie MFA do firmy najczęściej zwiększa liczbę pozyskanych ofert ubezpieczeniowych.
9. Zarządzenie prawami własności intelektualnej – zgodnie ze statystykami najwięcej roszczeń osób trzecich (poza zdarzeniami dotyczącymi błędów i uchybień) stanowią te będące wynikiem naruszenia praw własności intelektualnej. Odpowiednie procedury mogą spowodować, że składka za ubezpieczenie będzie niższa nawet o kilkanaście procent. W przypadku niektórych usług IT dla branż takich jak GameDev, Low-Code/No-Code czy Entertainment to właśnie te procedury mogą wpłynąć na pozyskanie ofert ubezpieczenia.
10. Oświadczenie dotyczące świadomości okoliczności, które mogą powodować powstania odpowiedzialności po stronie Klienta – bywa tak, że klienci – mimo świadomości takich okoliczności – zaznaczają we wniosku ich brak. Nasze doświadczenia pokazują jednak, że nie warto ukrywać prawdy. Korzystniej przedstawić prawdę i opatrzyć ten zapis stosownym komentarzem.

SPRAWDŹ TEŻ: 5 kluczowych wyłączeń w OC zawodowym dla IT

Błędy we wniosku - podsumowanie

Warto pamiętać, że wniosek nie jest jedyną przeszkodą, która może stać na drodze firmy do pozyskania kompleksowej ochrony ubezpieczeniowej. Czasami działalność klienta jest na tyle złożona, skomplikowana lub niecodzienna, że Polski rynek po prostu nie będzie w stanie odpowiedzi na jego potrzeby. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie zaprezentowanie ryzyka – to w tym celu broker powinien zadać masę szczegółowych pytań, które umożliwią mu przedstawienie konkretnej firmy ubezpieczycielowi. Tak było w przypadku jednego z naszych klientów. Złożoność jego biznesu sprawiła, że Polski rynek nie był w stanie ochronić wszystkich ryzyk. Po oferty poszliśmy więc za granicę. Pozyskaliśmy dwie kompleksowe, dopracowane oferty, ostatecznie rekomendując klientowi jedną z nich. Bo tak w naszej ocenie powinien działać broker – nie tylko składać zapytania, ale też proaktywnie wspierać klienta w jeszcze lepszym zabezpieczeniu jego firmy.

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ: Case study – jak ubezpieczyć skomplikowane ryzyko i zrobić to dobrze?